Príručka pre spoľahlivú prepravu

Súčasťou práce každého manažéra je cestovanie. Stretnutia s partnermi, predajcami, zákazníkmi, členmi správnej rady a spolupracovníkmi je hlavnou súčasťou Vašej práce a prísť v dnešnej dobe načas je náročná výzva. Je mnoho situácií, ktoré neovplyvníte, či už meškajúci let alebo nepriaznivé počasie. Pozemná doprava však nemusí byť nepredvídateľná alebo nespoľahlivá.

Ak sa budete riadiť krokmi v tejto e-prípručke, plánovanie Vášho cestovania Vám prinesie množstvo výhod, kde jednou z mnohých bude, že prídete všade načas. Určite si myslíte, ako väčšina ľudí, že preprave osôb nie je potrebné venovať pozornosť. Keď si však vyberiete zlého poskytovateľa služieb prepravy osôb, riadenie pozemnej dopravy sa môže stať jednou z  časovo náročných a frustrujúcich aspektov Vašej cesty. My Vám však ponúkamé zoznam toho, čo sa môžete dozvedieť v tejto príručke:

– Opatrenia pred plánovaním cesty
– Čo by ste mali očakávať od Vášho poskytovateľa prepravy
– Ako zaručiť, že prídete načas
– Ako sa vyhnúť úskaliam na Vašej ceste
– Správa komplexných cestovných opatrení

Ako sme už spomínali, cestovanie je vo Vašom živote veľmi dôležité, najmä, ak ide o Vašu prácu a preto by ste sa mali postarať o to, aby ste sa zverili do rúk spoločnosti, ktorej môžete dôverovať. Nájsť dobrého a najmä dôveryhodného poskytovateľa prepravných služieb Vám zaručí, že budete mať všetko dopredu naplánované a nemusíte si robiť s prepravou žiadne ďalšie starosti.

Predpríprava Vašej cesty

Prečítajte si nasledujúce otázky, ktoré Vám pomôžu pri rozhodovaní správneho prepravcu:

• Čo očakávate od prepravnej spoločnosti?
  • Koľko vašich zamestnancov pravidelne cestuje?
  • Aké sú miesta, ktoré Vaši zamestnanci navštevujú?
  • Sú vaše dopravné potreby lokálne, vzdialené alebo obe možnosti?
  • Vaši zamestnanci cestujú samostnane alebo v skupinách?
  • Aký je Váš ročný rozpočet na cestovanie?
  • Aký je váš preferovaný typ vozidla?
  • Aké sú priemerné mzdy tých, ktorí cestujú?

Tieto otázky spolu s ostatnými časťami tejto príručky Vám pomôžu určiť Vaše potreby pre dopravnú spoločnosť a pomôžu Vám vybrať správneho poskytovateľa prepravy, ktorý splní Vaše požiadavky. Rovnako ako pri každom vzťahu s dodávateľmi, budovanie a udržiavanie vzťahu s poskytovateľom dopravy Vám umožní využiť Vašu kúpnu silu, nastaviť očakávania s Vašimi zamestnancami o kvalite služieb a zabezpečiť konzistentnú fakturáciu minimalizovaním zdrojov.

Čo môžete očakávať od svojho prepravcu

Sú služby, ktoré by Vám mal poskytovateľ tejto služby zabezpečiť. Minimálne by to malo byť:

Servis 24 hodín

Váš prepravca by mal poskytovať podporu 24 hodín denne, sedem dní v týždni, 365 dní v roku. Mnoho dopravných spoločností presúva nočné a víkendové služby call centrám a odpovedajúcim službám, čo sa stáva častým bodom zlyhania, a to kvôli nedostatku vzdelania a vedomostí medzi zamestnancami týchto centier. Dobre zriadená spoločnosť bude mať zákaznícky servis kedykoľvek k dispozícii na spracovanie rezervácií, otázok a zmien, ktoré je potrebné vykonať.

Komunikácia

Hoci je dôležité, aby sa tí, ktorí využívajú službu prepravcu, dokázali spojiť s operátormi 24 hodín denne, určite oceníte spoločnosť, ktorá je taktiež ochotná poskytnúť číslo mobilného telefónu pre jednotlivých vodičov pridelených na každú cestu. Zatiaľ čo väčšina komunikácie nastane medzi operátorom a Vašim zamestnancom, príležitostne je vhodnejšie priamo kontaktovať šoféra. V každom prípade je vždy najlepšou praxou poskytnúť klientovi číslo mobilného telefónu šoféra a v prípade, že nastane nečakaná situácia, môže ho informovať o akýchkoľvek zmenách. Nakoniec vždy vyžadujte, aby mal poskytovateľ prepravy pripravený eskalačný plán.

Zasiela Vám spoločnosť, pre ktorú ste sa rozhodli, real-time potvrdenia o rezervácii cez email a ponúka Vám možnosti výberu komunikácie cez rôzne technologické platformy? Niektoré z týchto platforiem môžu zahŕňať integráciu GPS pre cestovných manažérov či mobilné aplikácie pre vedúcich pracovníkov alebo dokonca potvrdenie SMS / email, aby komunikácia medzi Vami a spoločnosťou bola diskrétna. Luxusná a komfortná limuzína bude v popredí technologických riešení a umožní svojim klientom vybrať spôsob kontaktu, ktorý bude najlepšie fungovať pre ich spoločnost a zamestnancov.

Flotila

Moderné a komfortné vozidlo je dôležitým aspektom pri hľadaní prepravcu. Mnoho miest a regiónov po celej Európe má predpisy, ktoré vyžadujú, aby boli flotily pozemných dopravných spoločností inovované. Všeobecne platí, že vždy je dobré riešenie vybrať si prepravcu, ktorého vozidlá nie sú staršie ako 3 roky a nemajú najazdené viac ako 300 000 kilometrov. Okrem zjavného problému so starším vozidlom je jednoducho pravidlo, že sa môže cestou niečo pokaziť, čo je v priamom rozpore s bezchybnou prepravou a príchodom načas.

Ak Vaša spoločnosť vyžaduje individuálnu i skupinovú dopravu, najlepšou voľbou je spoločnosť so širokým spektrom vozidiel.

Je dobré, ak si vyberiete prepravcu, ktorý Vám vie pomôcť s prepravou aj v iných mestách či dokonca v Európe. Mnoho dopravných spoločností spolupracuje s ďalšími poskytovateľmi v rôznych mestách po celom svete. Existuje mnoho prínosov pre zákazníkov pre tieto globálne dohody. Po prvé, všetky vaše rezervácie môžu byť vykonané jednou spoločnosťou, bez ohľadu na to, kde na svete budete cestovať. Okrem toho poskytuje Vášmu tímu jediný kontaktný bod pre zmeny alebo otázky, ktoré môžu vzniknúť počas cestovania. Najdôležitejšie je, že táto sieť zabezpečuje, že sa Vaša doprava riadi zmluvnými podmienkami, ktoré vyjednávate s pôvodným poskytovateľom, ktorého si vyberiete.
A nakoniec, Vaša fakturácia bude centralizovaná a otázky týkajúce sa fakturácie budete riešiť vždy s jednou spoločnosťou.

Poplatky

Poplatky sú pri výbere poskytovateľa kritickým problémom. Bohužiaľ, je bežné, že dopravné spoločnosti udávajú základnú sadzbu, ktorá neobsahuje veľa skrytých poplatkov. Tieto poplatky môžu zahŕňať príplatok za palivo, čakanie, letiskové poplatky, poplatky za upratovanie vozidla, parkovisko, mýto a ďalšie. Je dôležité zabezpečiť, aby ste dostali transparentnú cenovú ponuku, aby ste v poslednej chvíli zabránili akýmkoľvek prekvapeniam. Mnoho spoločností dá cenu “all-inclusive”, ale nemusia podať vysvetlenie, čo to znamená. Bohužiaľ, môže to znamenať jedno pre Vás a niečo iné pre spoločnosť prepravcu. Napríklad veľa spoločností poskytne odhad konečných nákladov namiesto skutočných konečných nákladov. Snažia sa to obísť vysvetlením, že existuje príliš veľa premenných, ktoré vám dávajú skutočné konečné náklady. Pravdou je, že si každý uvedomuje, že ak sa pretiahne čas prenájmu vozidla alebo sa zmení miesto pick up-u alebo drop off-u, bude to mať vplyv na cenu. Musíte sa uistiť, že presne viete, za čo platíte. Okrem toho je dôležité vedieť o poplatkoch a obmedzeniach pri zrušení transferov, zmenách a osobitných požiadaviek. Väčšina poskytovateľov sa bude usilovať o splnenie požiadaviek zákazníkov, či už ide o pitný režim vo vozidle, možnosti zmien počas jazdy alebo prístup Wi-Fi vo vozidlách.

Zatiaľ čo kvalitné spoločnosti sa snažia minimalizovať problémy, nie vždy sa dá tomu zabrániť. Je potrebné dohodnúť sa na politike riešenia problémov s prepravcom. Nakoniec sa nezabudnite opýtať na plán fakturácie. Spoločnosť by mala byť dostatočne flexibilná, aby splnila Vaše fakturačné potreby. V niektorých prípadoch chcú zákazníci účtovať do 24 hodín od ukončenia cesty vrátane víkendov. V ostatných prípadoch môžu zákazníci požadovať mesačné faktúry v súhrnnom alebo podrobnom formáte.

Váš dopravca by mal mať technológiu a personál, aby vyhovovala Vašim potrebám, čo vám umožní mať jednoduchú a komfortnú prepravu. Ak je to potrebné, žiadosť o výnimku je vynikajúcim aspektom pri určení spokojnosti klienta s prepravcom. Uistite sa, že chápu ich podmienky a či ponúkajú akékoľvek zľavy na rýchlu platbu, platbu kartou a aké typy kariet sú akceptované. Čo robiť v prípade odmietnutia karty? Vzhľadom na moderný proces automatického zisťovania podvodov, ktorý zaviedli spoločnosti poskytujúce kreditné karty, nie je nezvyčajné, aby boli kreditné karty automaticky odmietnuté, aj keď je karta aktuálna. Posledná vec, ktorú chcete je, aby Váš prepravca dokázal zabezpečiť prepravu Vašich zamestnancov a zároveň vyriešil platobný problém diskrétnym a profesionálnym spôsobom. Nechcete predsa je spoločnosť, ktorá nevyzdvihne klientov bez toho, aby najskôr nevyriešila problém s fakturáciou.

Rezervácia

Najdôležitejším úkon z hľadiska spotrebiteľa je rezervačný proces. Proces by mal byť jednoduchý a mali by existovať viaceré spôsoby rezervácie, ktoré by vyhovovali Vašim potrebám. Mali by ste byť schopní urobiť rezerváciu buď telefonicky alebo na webovej stránke spoločnosti, podľa toho, čo uprednostňujete. Po zadaní potrebných informácií (Meno, adresa vyzdvihnutia, adresa vyloženia a platobné informácie) by mal byť okamžite odoslaný e-mail s cieľom potvrdiť všetky informácie. Rezervačné formuláre by mali obsahovať miesto pre špeciálne žiadosti alebo zmeny, ktoré by sa mali odraziť aj v potvrdzujúcich e-mailoch.

Odporúčania

Odporúčania sú vždy silným ukazovateľom výkonnosti spoločnosti. Je prekvapivé, že zatiaľ čo väčšina ľudí má pocit, že referencie budú vždy prinášať pozitívne hodnotenie, mnohokrát odkazy dávajú úprimný názor a diskutujú o slabých stránkach s poskytovateľom.

Teraz, keď ste si už určili podmienky pre výber správneho prepravcu a zúžili svoj zoznam, je čas, aby Váše rozhodovanie prešlo na ďaľšiu úroveň.

• Vykonajte návštevu spoločnosti. Obhliadnite si flotilu a všimnite si oblečenie šoféra. Uistite sa, že ste sa stretli so zamestnancami, ktorí skutočne vykonávajú každodenné operácie. Manažéri zamestnancov, operátori, šoféri. Porozumenie a postoj šoférov Vám napovie množstvo informácií o spoločnosti a firemnej kultúre.
  • Ak chcete vidieť poskytovateľa v akcii, navštívte letisko a pozrite sa, ako vítajú klientov. Je ich správanie a menovky klientov profesionálne alebo sú mená klienta len napísané na papieri? Pomáhajú šoféri s batožinou a pristupujú s úctou voči svojim zákazníkom?
  • Je dôležité, aby mala spoločnosť všetky oprávnenia vykonávať prepravnú činnosť a zároveň by prepravca nemal mať problém s preukázaním osvedčení a poistení.

Prispôsobené Vašim potrebám

• Prílet – prílet na letisko je pre Váš tím rozhodujúci. Cestovali dlhú vzdialenosť a teraz prechádzajú z leteckej dopravy na pozemné cesty. Vo všeobecnosti dopravné spoločnosti sledujú prichádzajúce lety, monitorujú akékoľvek oneskorenia a zodpovedajúcim spôsobom upravujú harmonogram tak, aby vyhovovali všetkým problémom, ktoré letecké spoločnosti majú. Existujú dva spôsoby, ktorými môže šofér privítať Váš tím.

• Prvý sa označuje ako “Meet and Greet”. V tomto scenári skutočne idú na letisko s označením a čakajú na určenom mieste stretnutia. To je vopred určené poskytovateľom a zamestnanec je zvyčajne strategicky umiestnený na maximálnu viditeľnosť. V tejto situácii je vodič, ktorý vám pomôže s batožinou a nasmeruje Vás priamo k vozidlu.
• Druhou metódou je stretnutie v pozemnej doprave. V tomto scenári bude šofér čakať s vozidlom v čakacom priestore a privíta Vás po tom, čo vyzdvihnite batožinu a prejdete do oblasti pozemnej dopravy, väčšinou ide o priestor pred vchodom / východom.
• Ak prichádzate medzinárodným letom, zistite si predtým pravidlá spoločnosti, colná kontrola totiž trvá dlhšiu dobu. Niektoré spoločnosti budú účtovať poplatok za dlhšie čakanie.

• Odlety – väčšina spoločností má odporúčanie o čase odchodu podľa času letu, očakávanej premávky, letiskového terminálu, požiadaviek leteckej spoločnosti. Toto všetko sú dôležité odporúčania, avšak Vaši zamestnanci nakoniec rozhodnú, kedy mali by odísť na základe toho, ako skoro by chceli byť na letisku. Stačí sa uistiť, že máte dostatok času, aby bola voľná cesta a že sa vyhnete anxiety-laden transferu (stresujúca preprava s príchodom na letisko tesne pred odletom, čo je stresujúce).

• Vyzdvihnutie z domu – Pre vyzdvihnutie z domu, čo je častou požiadavkou klientov, existujú tieto protokoly. Väčšina šoférov sa dostaví približne 10 minút pred plánovaným časom vyzdvihnutia a čaká pri vozidle. V niektorých prípadoch ohlásia svoj príchod vo vhodnom čase. Okrem toho prepravca môže zariadiť, aby bol klient kontaktovaný SMS-kou alebo bude kontaktovaný telefonicky o Vašom príchode. V mnohých prípadoch sú VIP klienti citliví na svoje osobné informácie a môžu použiť alias. Je dôležité, aby boli tieto informácie jasne komunikované so šoférom, ktorý takýto transfer vykonáva. Všetky rešpektované spoločnosti majú dôvernú politiku, ktorú musia podpísať všetci zamestnanci. Dopravné spoločnosti berú dôveru klientov veľmi vážne a mnohé z nich majú politiku nulovej tolerancie.

Veľké skupiny a udalosti

• Ak máte veľké skupiny alebo dôležitú udalosť a prepravujete viacerých členov svojho tímu, je nevyhnutné, aby ste sa uistili, že Váš poskytovateľ dopravy má vyhradeného zamestnanca, ktorý bude mať na starosti logistiku Vašej akcie. Existuje niekoľko logistických problémov, ktoré treba riešiť, aby sa zabezpečilo dostatočné krytie z hľadiska vozidla a personálu, pričom sa minimalizujú náklady na udržanie Vášho rozpočtu. Pred podujatím by sa mali uskutočniť viaceré stretnutia a v ideálnom prípade osobne, aby sa preskúmal plán logistiky. Dokumentácia by mala obsahovať čas príchodu Vášho tímu a pohotovostné plány, keď veci nejdú podľa plánu. Každá trasa by sa mala mapovať a jazdiť v príslušnom čase dňa, pričom sa zohľadnia vozidlá, ktoré sa budú používať, vrátane počtu otáčania, miesta prístupu a miesta na státie. Fotografie sú užitočné pre plánovanie a môžu byť zahrnuté do dokumentácie účastníka pre transfery, čo im umožní dopredu oboznámiť sa s procesom.

• Pri príchode na letisko by mali byť účastníci prichádzajúci na rovnaké lety zoskupení, za predpokladu, že majú podobnú pozíciu, nevadí, že cestujú spoločne a smerujú do rovnakého cieľa. Aj pri najlepšom plánovaní musí byť v pláne dostatočná flexibilita, aby sa prispôsobili zmeny v poslednej chvíli, oneskorenia letu a špeciálne požiadavky. Kľúčový pre tento proces je komunikácia s prepravnou spoločnosťou, ktorá má právomoc vykonať zmeny.

• Zmeny vo všeobecnosti vedú k dodatočným poplatkom a nie všetci potrebujú slobodu zmeniť miesto určenia, miesto odberu alebo iné špeciálne požiadavky. Z tohto dôvodu je zoznam toho, kto má právomoc meniť tieto náležitosti, mimoriadne užitočný. Nebojte sa spýtať dopravnej spoločnosti, aké sú najlepšie postupy a postupujte podľa ich vedenia. Robia to často a majú neoceniteľné množstvo poznatkov o tejto téme.

• Určite sa ubezpečete, že flotila Vášho prepravcu je dostatočne početná. Ako sme už spomínali, môže dôjsť k mnohým problémom a chcete sa uistiť, že Váš poskytovateľ má pripravené dostatočný počet vozidiel, aby nedošlo k tomu, že si bude musieť nejaké vozidlo požičať.

• Nezabudnite na svoje potreby v takýchto dňoch. Budete zaneprázdnený neustálym telefonovaním a sústredíte sa na mnohé naliehavé problémy. Nemusíte sa teda sústrediť na premávku v meste, zmeny v transferoch a preto je vždy lepšie, keď máte prideleného šoféra, aby ste sa mohli sústrediť a byť produktívni pri prevoze Vášho tímu.

• Opätovne preskúmajte zmluvu a uistite sa, že pokrýva všetky dôležité body a nepredvídané udalosti. Uistite sa, že všetky náklady sú vopred známe a že je všetko dohodnuté oboma stranami.

Vysoko etická, dobre zabehnutá a profesionálna spoločnosť môže byť Vaším navigátorom vo svete pozemnej dopravy. Majú dlhoročné skúsenosti a môžu zdieľať osvedčené postupy. Ale navyše budú pozorne počúvať Vaše potreby a vždy urobí všetko pre Vašu spokojnosť a neprekročenie nákladov. Profesionáli od základu – od zákazníckeho servisu, expedície, vozidiel až po šoférov a riadiaci tím, ktorí bude stáť za svojimi zamestnancami, to všetko je kľúčom k bezchybnej realizácii.

Peter Smutný, riaditeľ spoločnosti Ground Transportation Logistic Management, má neoceniteľné niekoľkoročné skúsenosti s pozemnou prepravou. Jeho cesta začala ako šofér a teraz, ako riaditeľ, odovzdáva svoje skúsenosti a vedomosti iným, aby úspešne viedol svoj tím a tým tvorí profesionálnu dopravnú spoločnosť GT LIMO.

O GT LIMO

Spoločnosť Lanot Logistik s.r.o., so sídlom v Bratislave na Slovensku, ponúka servis v oblasti prepravných služieb, prenájom vozidiel a komplexné logistické riešenia pri organizovaní eventov, konferencií a iných udalostí. GT Limousines, GT Sprinters a GT Buses sú rýchlo rastúce a úspešné divízie našej spoločnosti osobnej, ale aj autobusovej dopravy v našom regióne so stovkami spokojných zákazníkov a tisícami vykonaných jázd. Naša kvalita je zastúpená našimi zamestnancami, ktorí sú skúsení a neustále školení špecialisti. Naše technologické pozadie je na veľmi vysokej úrovni a umožňuje nám pracovať so všetkými informáciami, ktoré potrebujeme. Flotila našich Mercedesov je vybraná tak, aby predčila Vaše očakávania. Akonáhle zažijete úroveň spoločnosti GT LIMO, zistíte, že ste urobili skvelé rozhodnutie pri výbere našej spoločnosti ako poskytovateľa pozemnej dopravy. Sme Vám k dispozícii 24 hodín denne a sme schopní splniť každé jedno želanie.